Gérer le SI d'une MSP

Quelques règles essentielles

Quelques règles essentielles à respecter pour éviter de créer des réactions de refus chez les professionnels dont la formation n’a guère préparé à gérer des données d’une patientèle.

• Ne pas aller trop vite.
• S’assurer à chaque étape de l’appropriation par chacun des professionnel
• Démontrer à chaque étape le profit en terme de gain de temps ou de qualité des soins

 

Voici une proposition d’étapes. Ce n’est pas une liste exhaustive. Une équipe peut très bien gérer une étape avant une autre selon ses motivations.

 

1ère étape – Choisir un SI

Aujourd’hui, les équipes peuvent choisir en se référant à la liste des SI labellisés par l’ANS Agence du numérique en Santé (ex-ASIP). Des visites dans d’autres MSP permettent de se faire une idée. Il faut savoir qu’il n’y a pas de grande différence entre les logiciels, puisqu’ils respectent le label. L’ergonomie peut orienter le choix. Ou le fait que d’autres équipes sur le même territoire aient choisi l’un ou l’autre.

Aboutissement : installation du SI

 

2ème étape – La matrice d’habilitation

Définir qui a droit à voir quoi ? Et qui a droit à écrire ? Il est conseillé d’ouvrir largement les habilitations pour faciliter la coordination interprofessionnelle (sous réserve de signature de la charte).

Aboutissement : matrice d’habilitation

 

3ème étape – La constitution de la liste des patients « MT »

Cette phase constitue à saisir simplement l’état civil des patients venant consulter et d’ajouter l’indicateur « MT » à l’endroit prévu par le logiciel. C’est un travail pour les MG ou pour leur secrétariat. Cette étape est facilitée par l’utilisation de la carte Vitale. Chaque trimestre, les médecins peuvent éditer la listes des entrées et sortie publiée sur le site Ameli Pro. Les secrétaires peuvent alors vérifier la tenue à jour de cet indicateur.

Aboutissement : capacité à produire la liste des patients MT suivis par la MSP

 

4ème étape – Le respect du RGPD

Voir le chapitre sur ce site consacré au RGPD. Réunir les professionnels pour appropriation de la charte informatique de la MSP et obtention des signatures d’engagements individuels de ceux qui utilisent le SI.

Aboutissement : récupération des engagements et chartes signés

 

5ème étape – Élargir les professionnels utilisant le SI

Proposer d’installer le SI dans les cabinets des auxiliaires de santé uniquement pour voir les dossiers dans un premier temps. Condition : que le matériel hard et SI soit payé par la SISA. En second temps, ouvrir en écriture.

Aboutissement : saisie de données par les auxiliaires

 

6ème étape – L’enrichissement des dossiers

Cette phase constitue dans la saisie des informations concernant les patients : pathologies en cours codées plutôt en CIM10 pour permettre ensuite un enrichissement du DMP et donc une bonne communication avec les hospitaliers. Le codage CISP2 est par contre plus pratique pour coder les résultats de consultation.

Aboutissement : capacité à produire une liste de patients porteurs d’une pathologie donnée

 

7ème étape – Production de notes de synthèses pour les dossiers de patients porteurs de maladie chronique

Il s’agit de la possibilité de produire le fameux volet médical de synthèse (VMS). Cette phase nécessite un travail de création estimé à 100 heures d’un médecin (2h/semaine durant un an). Une fois le travail fait, la mise à jour est rapide en cours ou hors de consultation.

Aboutissement : capacité à produire un volet médical de synthèse pour chaque patient porteur de pathologie chronique

 

8ème étape – L’introduction d‘alertes pour la relance des patients sur des examens de dépistage et de prévention

Cette phase est simple, puisque l’enrichissement se fait en cours de consultation, et surtout à la saisie de l’examen de dépistage ou de prévention en créant une alerte.

Aboutissement : capacité à effectuer des relances pour les vaccins, les frottis, les mammographies, les coloscopies, les hemoccults

 

9ème étape – La production de données

L’utilisation d’un codage, puis d’un moteur de recherche permet de faire des requêtes pour statistiques, travaux ou épidémiologie sur des items décidés en local ou en loco régional, voire en national.

Aboutissement : capacité à produire des listes de données selon des requêtes basées sur des indicateurs de qualité

 

10ème étape – La production de données en continu

La fourniture de données sous forme de camemberts, courbes, diagramme sur les patients porteurs de pathologies chroniques, comparés à un échantillon.

Aboutissement : fourniture trimestrielle ou semestrielle de données sur des items décidés par l’équipe

 

11ème étape – L’enrichissement automatique du DMP

Les logiciels modernes permettent cet enrichissement automatique à partir d’un VMS.